Infobrief an die Dantotsu Kunden über die Änderungen im Gesundheitswesen 2004

Sehr geehrtes Praxisteam,

es wird nicht langweilig im neuen Jahr! Trotzdem wünschen wir Ihnen, Ihren Mitarbeitern und Familien frohe und besinnliche Feiertage, einen guten Rutsch in's neue Jahr und vor allem Gesundheit und viele (gesunde) Patienten.

Ein Quartal I/2004 mit großen Veränderungen im Gesundheitssystem steht Ihnen und uns bevor. Es waren und sind große Anstrengungen nötig, um die sehr kurzfristig eingeführten Änderungen programmtechnisch in Data-AL umzusetzen.

Erschwerend kommt hinzu, dass es bis zum heutigen Tage fast täglich neue Informationen und "Forderungen" von KBV und KVen bei unseren Kollegen in Ulm eingingen, die darauf zielten, was wie programmiert und bei der Programmierung berücksichtigt werden soll.

Die Fertigstellung des Data-AL-Updates für das erste Quartal 2004 musste deshalb immer wieder verschoben werden. Die Auslieferung, die eigentlich rechtzeitig vor den Feiertagen geplant war, verzögert sich. Wir haben alle Stress.

Aber wir sind zuversichtlich. Uns liegt endlich die Testversion des Updates vor. Die Zimmer-Leute haben sich zunächst eine vernünftige und praktikable Lösung für die "Neuen Ideen" des nächsten Quartals überlegt. Dazu gleich mehr.

Unser TIP für all die Praxen, die aus persönlichen Feiertags- oder beruflichen Punkteproblemen "rechtzeitig" schließen:

Sehen Sie noch vor dem ersten Arbeitstag im neuen Jahr mal in Ihren Praxisbriefkasten und installieren Sie nach der Quartalsabrechnung, aber rechtzeitig vor dem Start im neuen Jahr das Data-AL- Update. Lesen Sie dazu genau die mitgelieferte Versions-Info und probieren Sie mit einem "Testpatienten" (bei uns Max Mustermann), wie mit den bereits bezahlten / zu bezahlenden / einziehbaren / zu überweisenden 10,- EURO umgegangen werden kann.

Überlegen Sie sich, wie Sie schnell und ohne größeren Aufwand all die Fälle "beamtshandeln" können, die im neuen Jahr mit Ihnen streiten, diskutieren, nicht bezahlen wollen. Überlegen Sie sich ggf. eine "Kurz-Info" zum 10-EURO-Problem, die Sie auslegen/aushängen (die KV hat entsprechende Infos gerade an Sie verschickt). Die Mitarbeiter am Tresen sollten dazu aus unserer Sicht so informiert sein, dass bereits dort alle Fragen und Probleme geklärt werden und der Doktor auch wirklich "Arzt-Sprechstunde" machen kann.

Hängen Sie einfach einen Info-Zettel aus mit dem Inhalt:

Bei Fragen und Problemen mit der Gesundheitsreform und den 10 EURO wenden Sie sich bitte an

• Ihre Krankenkasse
• Das Bundesministerium für Gesundheit
  Wilhelmstraße 49, 10117 Berlin, Telefon 018 88 527-0, Telefax 018 88 527-1830 oder (030) 2007-1830
  E-Mail: info@bmgs.bund.de , (www.bmgs.bund.de)

oder

• Direkt an Frau Ulla Schmidt
  (gleiche Adresse)

10 EURO

Infos der KV sind bei Ihnen ja angekommen! Gelesen? Sollten Sie! Kopieren und auslegen!
Wir verzichten deshalb auf weitere eben hier noch stehende Informationen und Hinweise.

Zusätzliche Informationen und Hinweise zur Praxisgebühr finden Sie im Internet unter

• www.die-gesundheitsreform.de -> Neue Zuzahlungs- und Finanzierungsregelungen

und unter

• www.kbv-it. de (KBV)

Bei der KV Hessen erhalten Sie im Internet unter www.kvhessen.de auch noch mal all die in diesen Tagen an Ihre Praxis verschickten Zusatz-Infos, Handzettel für Patienten und das fünfsprachige 10-Euro-Plakat.

Das Wissen um Bargeld in Arztpraxen wird sich schnell herumsprechen, sodass eventuell die Gefahr von Einbrüchen steigen wird. Es gilt deshalb zu überlegen, wie zum einen die Praxisräumlichkeiten abgesichert sein sollten, sofern dies nicht bereits in dem einen oder anderen Fall geschehen ist. Es gilt auch zu überlegen, ob im Empfangsbereich ein Schild mit dem Hinweis auf tägliche Einlieferung der Bargeldsummen bei den Kreditinstituten erfolgt, um damit kenntlich zu machen, dass über Nacht keine nennenswerten Beträge an Bargeld in der Praxis sind. In diesem Zusammenhang sollten Sie auch Ihren Versicherungsschutz prüfen.

Tips:

• Aushang, wo sich der nächste Geldautomat befindet. Eventuell eine Skizze anfertigen für Patienten die kein Geld dabei haben.
• Aushang, dass in Ihrer Praxis "kein Geld gelagert" wird.
• Besorgen Sie sich einen kleinen Tresor (Wandmontage), wo Geld (zwischendurch) deponiert werden kann. Kassenschubladen sind teurer. Für die Sprechstunde reicht dann eine kleine (fest installierte oder angekettete) Geldkassette oder eine "Kellnerbörse".
• Ferner sollte ein Hinweis existieren, dass keine Schein größer als € 50,- Euro angenommen werden
• Vergessen Sie nicht die Schwarzlichtlampe zur Erkennung von Falschgeld
  Die Polizei rät: Geben Sie auf keinen Fall falsche Noten wieder an den Einreicher zurück! Auch nicht, wenn Sie ihn persönlich sehr gut kennen. Sie könnten sich dadurch sogar strafbar machen! Wenn Sie erkanntes Falschgeld an den Einreicher zurückgeben, obwohl Sie gesetzlich zur Anhaltung und Weiterleitung an die Polizei verpflichtet sind, "verbreiten" Sie objektiv Falschgeld, dessen weitere Verwendung Sie nicht mehr beeinflussen können. Auch wenn der Kunde sagt, er bringe das Falschgeld selbst zur Polizei, haben Sie keine Gewissheit, dass er es auch wirklich macht!
• Im Internet unter www.polizei.propk.de/vorbeugung/betrug/geld oder auch bei www.polizei.de finden Sie Hinweise zu den Sicherheitsmerkmalen von Banknoten.
• Fragen Sie Ihren Praxisversicherer, wie mit (wieviel) Geld bei der Versicherung "umgegangen" wird.
• PG Quittung: Auf Verlangen des Patienten sollten Sie eine Quittung erstellen und aushändigen. Sollte ihre Software dies nicht ermöglichen legen sie sich einen Quittungsblock bereit. Das Duplikat (Buchhaltung/Steuerberater) sollten Sie separat, quartalsweiße, aufbewahren (Ordner).
• Führen sie ein Kassenbuch entweder im PC oder per Schriftform.
• Sollten Sie ein Kassenbuch in Papierform führen, dann empfehlen Steuerberater ein zweites Kassenbuch separat für die PG einzurichten.
• Empfohlen wird auch ein zweites Konto auf ihrer Bank für die Verwaltung der eingenommenen PG anzulegen. Dadurch wird das Handling für Sie sowie für Ihren Steuerberater bedeutend vereinfacht. Uns ist zwar klar, dass dies mit höheren Kosten einhergeht, aber Sie werden später sehen, dass Sie die PG dadurch bedeutend einfacher verwalten können.
• Für unsere Großpraxen ein Tipp: Sie sollten sich eventuell Gedanken über den Abholdienst einer Geldtransportfirma machen.

Alternativen zum Bargeld:

• Falls Sie kein EC-Cash anbieten wollen, vereinbaren Sie mit Ihrer Bank eine "Einzugsermächtigung zum Lastschrifteinzug" und einen Internetzugang (nicht im Praxiscomputernetz) zum 10-Euro-Einzug.

Organisatorisches für Ihr Praxispersonal:

• Überlegen Sie sich bitte ein Szenario zur Kontrolle des Kassenbestandes, insbesondere der Kassenübergabe von Helfer/in zu Helfer/in und für die Einzahlung auf das Bankkonto (Geldbomben). Wer macht am Tagesende die Kassenprüfung und wie halten Sie diese Kassenprüfung dokumentarisch fest?

Verzichten Sie in keinem Fall aus organisatorischen Gründen auf die Praxisgebühr.

Diese steht zu Ihrem Nachteil, rechtlich und wirtschaftlich!

So, nun zu den uns bisher bekannten Update-Neuerungen:

10 EURO

Data-AL überwacht bei Erst-Einlesen der Chipkarte oder Anlegen eines Besuchs, ob schon 10 EURO eingezahlt wurden und "fragt" ggf., ob bezahlt / nicht bezahlt / befreit / ... Damit Sie jederzeit Bescheid wissen, wie es um die EUROS steht, gibt es eine "EURO-Lampe", die rot leuchtet, wenn nicht bezahlt wurde und für verschiedene andere Fälle andersfarbig aussieht (ähnlich "KS" fehlt).

Eigens für die "EURO"- Verwaltung wurde dazu eine neue Datenbank geschaffen, in der man nach den fehlenden / bezahlten / befreiten / ... EURO- Patienten suchen kann. In der TAGESKONTROLLE kann Ihnen die Zahl der "zahlungskräftigen" und "verhinderten" Euro-Zahler angezeigt werden. Eine 10-EURO- Quittung kann auf Rezept oder das "Formular 99" gedruckt werden (ich würde Rezepte nehmen).

Für die "10 EURO" gibt es jetzt "Pseudo"-Gebührenziffern. Die Ziffern 8032, 8033 und 8040 müssen Sie nach Einspielen des Updates bei AUSWERTUNG -> DTA KONFIGURATION selbst eintragen. Data-AL kümmert sich dann um die Abrechnung der Ziffern beim Start der Quartalsabrechnung selbst.
Die Ziffern 8030 und 8031 vergibt die KV nach Abgabe Ihrer Quartalsabrechnung.

Patientenquittung

Für die Patientenquittung werden 2 Formulare geliefert, die Sie bei SPRECHSTUNDE, PATIENTEN ERFASSEN und ELEKTRON.KARTEIKARTE im Formularfenster aktivieren (Button belegen) und dann dort aufrufen können. Es handelt sich dabei um eine Tagesquittung und eine Quartalsquittung nach Vorgaben der KBV. Diese .RTF-Dateien können individuell angepasst werden.

Beide Quittungen können auch für individuelle Zeiträume erstellt werden.

Um mit den Quittungen arbeiten zu können, ist vorher bei DATEI -> INSTALLATIONSKONFIGURATION ein in der Quittung zu verwendender Punktwert und ein möglicher "prozentualer Abschlag" (im Sinne von: Ich bekomme nicht das, was auf der Quittung steht) einzutragen.

Der auf der Quittung gedruckte Text für den Patienten entspricht nicht dem uns bekannten EBM-Text. Sehen Sie sich dazu die neuen Patiententexte bei GEB.ORD -> LEISTUNGEN EBM an.

TIP: Probieren Sie den Druck beider Quittungen mit einem Testpatienten (Max Muster o.ä.), um über Aufbau und Inhalt informiert zu sein. Beides haben nicht unsere Data-Programmierer erfunden, sonder nur gem. Vorgabe umgesetzt.

ICD 10 GM (German Modification).

Im Data-AL-Update wird der neue ICD 10 GM enthalten sein. Auch dazu haben Sie dieser Tage eine Information der KV erhalten. Dieser ICD muss nach der Abrechnung des 4.Quartals und vor der ersten Sprechstunde im neuen Jahr von Ihnen eingespielt werden (Update).

Es gibt dabei jetzt auch 5-stellige ICD-Codes. Sie können die Viersteller verwenden. ICD-Codes mit ".-" sind nicht mehr zulässig. Neu ist der Zusatz "G" für gesicherte Diagnose.

Recallsystem

Es wurde mit der Programmierung eines Recallsytems begonnen.

Für Wiederkehrende Termine wie z. B.: Impfungen, Vorsorgeuntersuchungen oder sonstige Hinweise können beim Patienten Terminerinnerungen hinterlegt werden. Dabei können nach verschiedenen Kriterien neue Erinnerungen berechnet werden.

Terminerinnerungen können gesucht und aufgelistet werden. Ein Seriendruck ist möglich.
Beachten Sie beim Recallsystem, dass eine aktive "Erinnerung" von Patienten außerhalb der Praxis (Brief, email, Anruf) der Zustimmung des Patienten bedarf. Ein entsprechendes Zustimmungsformular wird mitgeliefert.

Briefschreibung

Für die Briefschreibung wurden (wie schon lange erwartet) neue Schlüsselwörter eingeführt, die einen aktiven Auswahldialog zur Übernahme von Patientendaten in den Brief aufrufen.

Programmiert wurde die Übernahme von Dokumentationstexten, Labordaten, EKG-Daten, Diagnosen, Medikamentenverordnungen, Heilmittel und Leistungsziffern.

Wenn die entsprechenden Schlüsselwörter in eine .RTF-Vorlage eingebunden werden, geht bei Aufruf der Vorlage jeweils ein Fenster auf, aus dem Sie aus den vorhandenen Patientendaten /Diagnosen, Verordnungen, ...) diejenigen auswählen können, die in den Brief übernommen werden sollen. Also nicht mehr "alles" oder "nichts" oder "nur vom Datum x", sondern eine echte Auswahl.

In eigener Sache

Seit November 2003 gibt es einen zusätzlichen Ansprechpartner:

• Herrn Christoph Saam
  Spezialgebiet: Programmierung - Webdesign
  Mail: chsaam@dantotsu.net
• Aufgrund der Marktsituation müssen wir unseren Preis für den Stundensatz von 44,- € auf 55,- € anheben. Wir rechnen jedoch wie bisher nicht pro Stunde sondern pro 15 Minuten ab.

Das war's.

Denken Sie an ihre Datensicherung.

Behandeln Sie Ihre Patienten gut.

Alles Gute, Frohe Feiertage und einen guten Start 2004 wünscht.

Ihr Dantotsu Team